先日は、
『報』『連』『相』は義務ではなくマナーだということをお話しましたね。
マナーを守ることは当たり前のことです。
従って、『報』『連』『相』は義務ではなくコミュニケーションだと思いますね。
このコミュニケーションが不足していることで、お客様に対しても社内でも、いろいろ問題が起きています。
それではもっと具体的にお話しましょう。
先ず、上司が部下に対してする行為は、
『指示・命令』です。
また、部下が上司に対してする行為は、
『報告・相談』です。
そして、部門間、課内、個人に対して情報をお互いに知らせる行為が
『連絡』です。
『指示・命令』する側は、
何のために、いつまでに、５Ｗ２Ｈに基づいて、部下にして欲しいことを明確に伝えることが大切です。
その時に
『指示・命令』を受けた側は
『確認』することが必要です。
部下も指示された日程までできないようであれば、その理由を説明して理解を得る。
その場合、あまりも細かい指示を出すのも考え物かも知れませんね。
部下に、考えさせ工夫させることもＯＪＴになるのではないかと思います。
私自身の従業員時代の経験では、
社長から
『指示・命令』があると、
いつまでにやれば良いのか確認します。
また、今このような仕事を何時までにしようと思っているので、
それからで良いのか、又優先順位をどちらにするのかを
『確認』し、
『指示・命令』された仕事は何時までにするということを約束します。
一方、
『指示・命令』された部下は、
途中で進捗状態を
『報告』すると上司は安心しますね。
そして、情報はできるだけ具体的に伝えることが大事です。
部下の立場で「このぐらいは？」と思う情報でも、
社長や上司にとっては大きな情報になるやも知れません。
また、部下が上司に
『相談』する。
この場合は、できるだけ相談するときは、自分の意見も用意しておくことは大事ですね。
ある急成長した会社の部長の話ですが、
社長に相談するとき、「君だったらどうする？」といつも聴かれるそうです。
それに気づいて次からは自分の考えも用意しておくようになったといわれていました。
これもまさに
ＯＪＴですね。
また、ある会社の女子事務員は、
直属の上司から「先日社長が話しておられたことは、あれからどうなったのか」と聴かれたときに、
「社長から報告が無いのでわかりません」と答えたとか。
社長が部下に報告という行為はありませんよね！
報告・相談を受けた上司は、
このときとばかりに小言を言ったり、話が長くなったりすると部下は自分の時間を取られるので、
だんだんコミュニケーションをしなくなることも知っておいてくださいね！
以上のように
『報』『連』『相』にはキチンとしたルールがあります。
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