会議の進め方【2】
さて、今週は会議の進め方ついてお話していますが、
今日はいよいよ会議を開始するに当ってどういう手順で進めれば良いかをお話しましょう。
1.会議開始
(1)会議開始5分前に、会議の参加者は椅子につきます
(2)定刻になると、司会者が椅子から立ち、挨拶をします
①ただ今より、○○○会議を始めます。
②司会者は、みんなに「起立」全員が椅子から立ってるかを確認し、「礼」という声とかけます。
③出席者全員で頭を下げ、その時に「お願いします」と挨拶します。
④司会者は、「着席」と声をかけて、全員が椅子に座る。
2.いよいよ審議事項に入ります
(1)社長挨拶
(2)前回の議事録の実行確認をします。
(3)業績報告
①取締役の報告
②営業部の報告
・業績報告
・営業活動報告
・今後の活動報告
・売上の見込報告
③各部門の報告
各部門の報告については、事前に資料を配布しているので時間をかけないようにしましょう。
できることなら、報告事項に対して、質問の時間を設けたほうは良いように思います
。
3.提案事項
(1)各部門、担当より会議の3日前に出された提案事項の審議を行います。
(2)P(計画)-D(行動)-C(チェック)-S(見直し)-A(更なる行動)に基づく検討事項の審議をします。
(3) 審議の内容について、可・否を決定します。
4.指示事項
(1) 各部門、担当者への指示事項の伝達をします。
(2) 指示事項に関する審議をします。
(3) 審議の内容についての可・否の決定をします。
5.決定事項の確認
(1)議長は、これまでの審議事項に関して決定事項を確認していきます。
(2)決定事項の確認は5W2Hに基づいて行います。
①When(いつやるのか)
②Who(誰が責任もって実行するのか)
③What(何をするのか)
④Where(何処でするのか)
⑤Why(どのような目的で)
⑥Haw To(どのような方法で)
⑦Haw Match(いくら、どのくらい)
会議は“策の決定”ですから、5W2Hまで具体的に決定しなければなりません。
この結果を次の会議で報告することが大切です。
また、次の会議までに、進捗状況・経過報告もすると、ますます会議が充実します。
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