会議の目的

今週は、会議についてお話したいと思います。

私の仕事の中で会議に参加することが多いのですが、

どの会議に出てもなかなか会議の目的を果たしていないことが多いですね。

これは、『社長夫人革新講座』の基礎編第６講で「会議の進め方」で取り上げています。

会議の目的は、

トップの方針を明確にし、社員の意見を吸収し、“策の決定”することだと考えています。

１．『統制』するという役割があります

会議は、あくまでも“策の決定” ですから、何を議題にするかを明確にし、検討した議題は必ず決定事項にしなければいけません。

決定なき会議は会議ではありませんね。

そこで、議題を明確にし、会議の参加者が、認知し共有しなければなりません。

よくある会議は、会議をするということが目的になって、議題はそのときに決まるような会議です。

参加者は事前に会議の内容を知らされていないために、何も考える準備をしていませんから、

意見が何も出ない会議になったり、社長一人の独演会になってしまうというやたらとむだな時間を使っています。

２．『調整』するという役割があります

前もって議題が知らされていれば、会議の参加者は考えを持って参加します。

しかし、それぞれの考えが違うようであれば、あくまでも会社の方針として統一しなければなりません。

『調整』はその作業のことを言います。

３．『教育の場』でもあります

会議の場の教育は、躾をする場であり、高い価値観とその価値観を共有する場であり、専門的な知識などを学ぶ場なのです。

４．『動機付けの場』でもあります

会議の参加者が、自ら積極的に取り組もうと思うようにモティベーションを高める会議でなくてはいけません。

仕事はやはり厳しいし、時には逃げたくなるようなことが再々あります。

その中で結果を出せないことを咎め追及ばかりすると、モティベーションを高めるどころか意気消沈してしまいます。

「何のためにするのか、すればどのようなメリットがあるのか」を明確にし、

「褒める・認める」「希望を持たせる」という会議になると、社員は積極的に参加し、意見も出てきます。

あなたの会社の会議のあり方を見直して見られてはいかがですか？

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